Хранение документов вне офиса: преимущества
Хранение документов в специализированном архиве вне офиса для многих организаций стало решением множества проблем. Оно позволяет избежать многих рисков и сложностей. Под внеофисным хранением документации понимается передача функций по содержанию и хранению юридически значимых документов фирмы архивной организации. Издержки на такие услуги существенно ниже организации собственного архива на предприятии. Использование услуг архивных компаний позволяет сэкономить финансы и сосредоточить человеческие ресурсы на решении профессиональных задач.
Преимущества хранения документов в специальном архиве
Содержание документации в специализированном архиве вне офиса организации обладает следующими достоинствами:
- Оперативный поиск требуемых документов. В таких архивах документы классифицируются в разделы согласно их предназначению. Упорядочение документов архива здесь по определённой системе облегчает процесс их поиска при налоговой проверке или в других ситуациях.
- Сокращение издержек. Внеофисное хранение документации позволяет избежать расходов на организацию архивного отдела в компании. Это касается затрат на аренду дополнительного помещения под архив и оплаты труда сотрудников, занятых обработкой архивных документов. Кроме того, специалисты, ранее занимавшиеся организацией архивной документации, могут быть привлечены к выполнению других производственных задач.
- Соблюдение установленных сроков хранения. Срок хранения документации регламентируется на законодательном уровне и зависит от предназначения документов. Документы, утратившие актуальность, уничтожаются с помощью шредера. Процесс уничтожения хранящихся документов в обязательном порядке согласовывается с руководителем предприятия-заказчика.
- Конфиденциальность сведений. Архивная компания обеспечивает конфиденциальность информации, отраженной в документах, переданных на хранение. Доступ к документам есть только у ваших сотрудников. При этом конфиденциальность сохраняется не только в процессе хранения, но и в момент уничтожения бумаг.
- Сохранность документов. В помещениях архивов соблюдаются все условия для правильного хранения документов. Это касается температуры воздуха на складе, его влажности. Кроме того, архивы оснащаются системой пожарного оповещения и пожаротушения. Это позволяет защитить бумаги от возгораний.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|